Il est important de s’intéresser à la valeur de l’entreprise auprès de ses clients ainsi que des intérêts et bénéfices qu’apportent l’entreprise. Quoi de plus logique et d’intéressant que de dialoguer avec son propre client ? Ce type de réunion et de rencontre se planifie tous les mois, trimestres, ou semestres selon les besoins et objectifs de l’entreprise.
Pour comprendre les besoins des clients, on passe par des business reviews.
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C’est-à-dire, une réunion d’évaluation de l’entreprise avec ses clients. La périodicité de ces réunions dépend de l’entreprise et de ses objectifs. Le but étant de dresser un bilan des résultats commerciaux de la période précédente, afin de voir si les objectifs ont été remplis. Vient ensuite la réflexion de la valeur qui peut être ajoutée par l’entreprise et du prochain plan à mettre en place en vue de l’améliorer.
La plupart des entreprises effectuent leurs revues internes chaque trimestre fiscal afin de contrôler leurs revenus et autres paramètres.
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Ces réunions d’affaires se déroulent le plus souvent en personne, car il s’agit d’une étape importante pour la planification de stratégies approfondies. Toutefois, les entreprises peuvent également la réaliser à distance.
Il faut bien comprendre qu’une business review comporte des points essentiels afin que la réunion soit utile, de qualité et apporte à l’entreprise.
Par ailleurs, nous profitons de cet article sur une business review pour vous recommander le magazine business du même nom : business-review.fr
Plan de l'article
Quand est-ce qu’une business review est nécessaire ?
Si l’entreprise est une petite structure ou dans la phase de démarrage d’une start-up, alors il est facile de pouvoir échanger directement avec ses clients. Le but d’une entreprise étant de croître rapidement, il devient évidemment de plus en plus difficile de garder un contact privilégié avec son client. À ce moment-là, lorsqu’elle n’a plus assez de retours de ses clients et qu’elle a un doute sur la ligne de son entreprise, c’est qu’une business review s’impose. Il convient d’organiser des réunions à des intervalles réguliers, souvent trimestrielles.
Il faut aussi mettre en place un protocole pour avoir un retour des questions ou besoins des clients, ainsi que des observations notées par son service. Le but étant d’anticiper les problématiques à venir de l’entreprise. A partir de là, des stratégies pertinentes pourront être mises en place, et même discutées avec un client en business review.
La fréquence d’organisation d’une business review.
Quelle est la bonne fréquence de ces réunions ? Doivent-elles être mensuelles ? Trimestrielles ? Ou selon les besoins ? Pour y répondre, il faut analyser le niveau de croissance de l’entreprise et la complexité de l’activité de ses clients.
On peut finalement scinder la réponse en deux parties :
Lorsque les résultats commerciaux de l’entreprise ont des besoins de quelques semaines pour obtenir des données analysables, les business reviews ont intérêt à être organisées et ce, tous les trimestres minimums. C’est souvent le cas dans les Business to business (B2B), où les résultats sont complexes et longs à sortir.
En revanche, si l’entreprise à la possibilité de surveiller son client et d’obtenir des résultats rapidement auprès de lui, il est judicieux de ne pas attendre une réunion planifiée. En effet, pourquoi laisser un problème en place et attendre quelques semaines pour apporter une solution au risque de frustrer un client ? Dans ce cas, un processus doit être mis en place pour planifier une réunion rapidement et y établir un plan rapide quant au problème relevé.
Les objectifs doivent être clairs.
Les business reviews ne sont établies que dans les entreprises ayant une vision claire sur le long terme. Vous commencez à comprendre que ces réunions ont une importance capitale.
Ces objectifs doivent répondre aux critères suivants :
- Spécifiques : Définir un taux de satisfaction des clients ou de fidélisation (ex : obtenir 70 % de fidélisation des clients).
- Mesurables : Ne pas mettre des objectifs flous, mais quelque chose de tangible comme réduire de 10 % le coût de production.
- Réalisable : Ne pas avoir des objectifs irréalistes. Si la croissance était de 5 % au trimestre précédent, on ne demande pas 20 % au trimestre suivant.
- Basé sur les résultats : Choisir des résultats réels dans l’exécution.
- Limité dans le temps : Prévoir un planning avec des objectifs réalistes afin de contrôler le respect des délais du processus.
Quel est le contenu d’une business review ?
C’est un moment clé à privilégier auprès des clients. Un ordre du jour est souvent envoyé par mail avant la réunion.
Il s’agit ensuite pour l’entreprise de démontrer sa valeur, notamment en mettant en avant les résultats commerciaux obtenus des clients grâce à ses produits. C’est aussi le moment de renforcer l’adhésion du client à l’entreprise en exposant sa stratégie pour le futur et le processus pour y arriver. Il faut convaincre le client que l’objectif est réalisable, sans quoi il y a un risque de le perdre en fidélisation.
Le client doit aussi se sentir à l’aise dans ses réunions. C’est un moment privilégié de discussion et pas de malaise. Il doit sentir une sincérité et ouverture de la part de l’équipe de l’entreprise. Une bonne atmosphère aidera le client à apporter au mieux son point de vue sur les produits et prestations.
En cas d’exposition de commentaires négatifs, l’entreprise se doit de ne pas le négliger. Les réponses doivent montrer une compréhension de la problématique et être orientées vers les actions qui seront prises pour pallier à ce problème.
Pour conclure : Le chef de l’entreprise est celui qui connaît le mieux la réalité interne de son business. Cependant, il se doit d’intégrer les retours de ses clients afin d’organiser au mieux sa stratégie future. Les business reviews sont les réunions parfaites pour établir les stratégies à long terme.
